En AstralTech (en adelante, “AstralTech”, “nosotros” o “la Compañía”) nos comprometemos a proteger la privacidad y la seguridad de los datos personales que tratamos. Esta Política de Privacidad describe de manera clara y detallada cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal en el marco de nuestro sitio web, canales de contacto y actividades comerciales relacionadas.
El tratamiento se realiza de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), las demás normas que las modifiquen o complementen, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando resulten aplicables.
El uso de datos en proyectos técnicos, cloud, analítica o inteligencia artificial se regula de forma complementaria en nuestra Política de uso de datos.
1. Objeto y alcance
Esta política aplica a:
- Visitantes y usuarios del sitio web de AstralTech.
- Personas que nos contactan por formulario, correo, teléfono, WhatsApp o chatbot.
- Prospectos, clientes, proveedores y aliados en lo que respecta a datos personales tratados en procesos comerciales o de soporte.
- Candidatos que envíen información de contacto o hojas de vida por nuestros canales públicos (cuando aplique).
No regula, por sí sola, el tratamiento de datos personales que AstralTech realice como encargado por cuenta de un cliente en proyectos contractuales (por ejemplo, administrando sistemas del cliente). En esos casos prevalecen el contrato, los anexos de protección de datos y la política de uso de datos.
2. Responsable del tratamiento
- Responsable: AstralTech
- Actividad: servicios de tecnología, cloud, datos, ciberseguridad, productividad e inteligencia artificial
- Correo de privacidad / contacto: comercial@astraltechcloud.com
- Teléfono: +57 310 768 8109
- Sitio web: el dominio oficial de AstralTech
- Ubicación: Cra. 64B # 55A-25 Sur
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, orientación sexual, origen racial, etc.). AstralTech no solicita datos sensibles a través del sitio público.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, borrado u otros.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a un responsable distinto (nacional o internacional).
- Transmisión: comunicación de datos al encargado para que trate por cuenta del responsable.
4. Principios aplicables
AstralTech aplica, entre otros, los siguientes principios:
- Legalidad: tratamiento conforme a la ley.
- Finalidad: uso legítimo, informado y proporcional al propósito.
- Libertad: el tratamiento requiere consentimiento, salvo excepciones legales.
- Veracidad o calidad: datos veraces, completos, exactos y actualizados.
- Transparencia: derecho a conocer la existencia y el uso de los datos.
- Acceso y circulación restringida: solo personal o terceros autorizados.
- Seguridad: medidas técnicas, humanas y administrativas razonables.
- Confidencialidad: deber de reserva incluso después de finalizada la relación.
5. Datos que recopilamos
5.1. Datos de identificación y contacto
- Nombre completo
- Correo electrónico
- Número de teléfono / WhatsApp
- Empresa u organización (si la indiques)
- Cargo o rol (si la indiques)
5.2. Datos de comunicación
- Asunto y contenido del mensaje enviado por formulario
- Historial de conversaciones iniciadas por correo, WhatsApp o chatbot del sitio (en la medida en que se almacenen para atender la solicitud)
- Preferencias de contacto que indiques voluntariamente
5.3. Datos técnicos y de navegación
- Dirección IP (aproximada o completa, según configuración del servidor)
- Fecha y hora de acceso
- Tipo y versión de navegador, sistema operativo y dispositivo
- Páginas visitadas, URL de referencia y eventos de interacción básicos
- Identificadores de cookies o almacenamiento local, cuando se usen
5.4. Datos que no solicitamos en el sitio público
- Datos sensibles (salud, biometría, orientación sexual, etc.)
- Datos de menores de edad destinados a prestar servicios
- Números de tarjetas de crédito o información financiera completa a través del formulario web (los pagos, si existen, se gestionan por canales seguros separados)
Si de forma voluntaria incluyes datos sensibles en un mensaje libre, te pediremos no enviarlos por ese medio y, de ser necesario, procederemos a su eliminación o tratamiento restringido conforme a la ley.
6. Fuentes de obtención
- Directamente del titular: formularios, correo, teléfono, WhatsApp, chatbot o reuniones comerciales.
- De forma automática: logs del servidor, cookies técnicas o herramientas de medición, cuando estén habilitadas.
- De terceros autorizados: referidos comerciales, aliados o plataformas donde el titular haya consentido el contacto, siempre que exista base legal válida.
7. Finalidades del tratamiento
Tratamos datos personales para las siguientes finalidades principales:
- Atender solicitudes de información, cotizaciones, demos o soporte.
- Gestionar la relación precontractual y contractual con clientes y prospectos.
- Agendar reuniones, visitas técnicas o seguimientos comerciales.
- Enviar comunicaciones relacionadas con tu solicitud o con el servicio contratado.
- Mejorar la experiencia del sitio, detectar errores y prevenir abusos o fraudes.
- Elaborar estadísticas agregadas y no identificables sobre el uso del sitio.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables o de auditoría.
- Ejercer o defender derechos en procesos administrativos o judiciales.
- Cuando exista autorización expresa, enviar información comercial o de novedades de AstralTech (puedes oponerte en cualquier momento).
No vendemos bases de datos personales ni las cedemos para marketing de terceros ajenos a AstralTech.
8. Bases legales del tratamiento
- Autorización / consentimiento del titular (por ejemplo, al enviar el formulario y aceptar esta política).
- Ejecución de medidas precontractuales a solicitud del titular o del contrato cuando ya exista relación comercial.
- Interés legítimo de AstralTech en operar, proteger y mejorar el sitio y la seguridad de la información, sin vulnerar derechos del titular.
- Cumplimiento de obligación legal cuando la ley lo exija.
Puedes revocar la autorización en cualquier momento, sin efectos retroactivos sobre tratamientos ya realizados de forma lícita.
9. Conservación de los datos
Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los plazos legales aplicables. A modo orientativo:
- Solicitudes de contacto sin contrato: hasta 24 meses desde el último contacto relevante, salvo que solicites eliminación antes.
- Relación contractual / comercial: durante la vigencia del contrato y los plazos de conservación contable, tributaria o de defensa de derechos (habitualmente hasta 10 años cuando la ley lo exija para documentos mercantiles o tributarios, o el plazo específico que aplique).
- Logs técnicos de seguridad: periodos cortos (por ejemplo, 30 a 180 días), salvo investigación de incidentes.
- Cookies: según el tipo y la configuración del navegador (ver sección de cookies).
Al vencer el plazo, los datos se eliminan, anonimizan o bloquean de forma que no puedan tratarse para otras finalidades, salvo obligación de conservación.
10. Destinatarios y encargados del tratamiento
Podemos comunicar datos a:
- Personal autorizado de AstralTech con necesidad de conocer la información.
- Proveedores de hosting, correo, formularios, analítica o soporte técnico que actúan como encargados bajo instrucciones y acuerdos de confidencialidad.
- Asesores legales, contables o de cumplimiento, cuando sea necesario.
- Autoridades competentes, cuando exista requerimiento legal válido.
AstralTech exige a sus encargados medidas de seguridad y uso restringido a las finalidades contratadas. La lista actualizada de categorías de proveedores puede solicitarse al correo de privacidad.
11. Transferencias y transmisiones internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, servicios cloud). Cuando ello ocurra, AstralTech buscará que existan:
- Niveles adecuados de protección, o
- Cláusulas contractuales / salvaguardas razonables, y
- Cumplimiento de los requisitos de la normativa colombiana aplicables a transferencias o transmisiones internacionales.
Si una transferencia requiere autorización expresa adicional, te lo informaremos antes de proceder.
12. Medidas de seguridad
Aplicamos medidas razonables y proporcionales, entre ellas:
- Control de acceso lógico (credenciales, permisos por rol).
- Uso de conexiones cifradas (HTTPS) en el sitio cuando esté publicado en entorno seguro.
- Copias de respaldo y procedimientos de recuperación según criticidad.
- Registro y monitoreo de eventos relevantes de seguridad.
- Capacitación y deber de confidencialidad del personal con acceso a datos.
- Gestión de incidentes y notificación a titulares/autoridades cuando la ley lo exija.
Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Si detectas un posible incidente relacionado con tus datos, notifícalo de inmediato al correo de privacidad.
13. Cookies y tecnologías similares
13.1. Qué son
Las cookies son pequeños archivos que el sitio puede almacenar en tu dispositivo para recordar preferencias, mantener sesiones o medir uso.
13.2. Tipos que podemos usar
- Cookies técnicas / necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio (navegación, seguridad, preferencias esenciales).
- Cookies de preferencia: recuerdan opciones del usuario.
- Cookies analíticas: ayudan a entender tráfico y rendimiento de forma agregada (cuando se activen).
13.3. Gestión
Puedes configurar tu navegador para rechazar o eliminar cookies. Si bloqueas las cookies necesarias, algunas funciones podrían no operar correctamente. Cuando implementemos un banner de consentimiento detallado, podrás gestionar categorías no esenciales desde allí.
14. Canales digitales (formulario, chatbot y WhatsApp)
- Formulario web: los datos se usan para responder tu solicitud. El envío implica autorización para las finalidades de contacto descritas.
- Chatbot del sitio: puede registrar mensajes para mejorar la atención. No introduzcas contraseñas, datos bancarios ni información sensible.
- WhatsApp u otros mensajeros: al escribirnos, aceptas que tratemos el número y el contenido necesario para responder. Esos servicios tienen sus propias políticas de privacidad (Meta/WhatsApp u otros), ajenas a AstralTech.
15. Derechos del titular
Como titular de datos personales, puedes ejercer, entre otros:
- Conocer / acceder a los datos que tenemos sobre ti.
- Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos o incompletos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
- Abstenerte de responder preguntas sobre datos sensibles (no los solicitamos en el sitio público).
16. Procedimiento para ejercer derechos (consultas y reclamos)
16.1. Canal
Envía tu solicitud a comercial@astraltechcloud.com con asunto “Protección de datos / HAEEPD” e incluye:
- Nombre completo y medio de contacto
- Descripción clara de la solicitud (consulta o reclamo)
- Documentos o datos que permitan verificar tu identidad
- Si actúas como representante, prueba de representación
16.2. Tiempos de respuesta (orientativos según Ley 1581)
- Consultas: respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la fecha de atención, sin exceder ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se podrá requerir al interesado que lo complete en cinco (5) días. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido el reclamo, conforme a la normativa aplicable.
17. Menores de edad
Los contenidos y servicios del sitio no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos de manera intencional datos de menores a través del sitio. Si un padre, madre o tutor identifica que un menor nos envió datos, deberá contactarnos para proceder a su eliminación.
18. Enlaces y servicios de terceros
El sitio puede contener enlaces a sitios o plataformas externas (redes sociales, proveedores cloud, documentación, etc.). AstralTech no controla las prácticas de privacidad de esos terceros. Te recomendamos revisar sus políticas antes de proporcionarles información.
19. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Publicaremos la versión vigente en este sitio con la fecha de “Última actualización”. Cuando el cambio sea sustancial, podremos destacarlo en el sitio o solicitar una nueva aceptación si la ley lo exige.
El uso continuado del sitio después de la publicación de cambios implica el conocimiento de la versión actualizada, sin perjuicio de derechos irrenunciables del titular.
20. Contacto y reclamaciones ante la autoridad
Para ejercer derechos o plantear inquietudes de privacidad:
- Correo: comercial@astraltechcloud.com
- Teléfono: +57 310 768 8109
- Dirección: Cra. 64B # 55A-25 Sur
- Formulario: Contacto AstralTech
- Documento relacionado: Política de uso de datos
Si no estás satisfecho con la respuesta, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales — a través de los canales oficiales de esa entidad.